5 claves para la mejor gestión del tiempo en tu empresa

¿Es posible la optimización de tiempo en el trabajo? Solo tienes que seguir una serie de consejos que pueden hacer que todo el equipo se vuelva mucho más productivo, eficiente y obtener buenos resultados, sin saturar a los miembros de tu empresa. Te contamos qué estrategias puedes tomar para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa.

¿Cómo hacer la gestión del tiempo en la oficina?

La gestión del tiempo en el trabajo es fundamental para conseguir buenos resultados, pero también para que todos los miembros del equipo estén satisfechos. Hoy en día, en el mundo tan agitado en el que vivimos, es normal que haya atrasos en las entregas de tareas y muchos pendientes. Esto se convierte en un problema cuando las tareas comienzan a acumularse y los procesos dejan de ser fluidos. Pero, además, los trabajadores pueden estresarse y tener ansiedad, cosa que afecta al personal, así como a la empresa.

¿Qué puedes hacer al respecto? Nada como seguir una serie de consejos y adoptar algunas herramientas y métodos que contribuyen a mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

Puedes adoptar diversos métodos para mejorar la gestión del tiempo

Método Allen o GTD

El método Allen o GTD permite gestionar las actividades del trabajo a través de la creación de listas de tareas específicas y almacenarlas en cubos, como las llama el GTD. Por ejemplo, se puede hacer una lista de llamadas telefónicas o de envío de emails y almacenarlas en agendas, libretas, grabadoras, etcétera. Al almacenarlas, el trabajador puede quitarse la tarea de la mente y recogerla más tarde y procesarla.

Este método de gestión del tiempo se divide en tres fases:

  • Procesar. Se debe seguir un orden específico al almacenar y procesar las tareas. Es importante no hacer más de una tarea a la vez ni regresarla al cubo con el resto de las tareas. Si la tarea es pequeña, debe hacerse al momento.
  • Organizar. Después de procesar la tarea, deben organizarse en diferentes carpetas entre las que requieren una acción inmediata, las que se delegan o proyectos que requieren revisarse de forma periódica.
  • Revisar. Cada cierto tiempo, las tareas deben revisarse. Dependiendo del servicio de mensajería por correo que se utilice, es posible etiquetarlas para crear listas y proyectos.

Diagrama de Gantt para la gestión del tiempo

El diagrama de Gantt es un método para la gestión del tiempo que resulta muy eficaz. Se trata de una herramienta gráfica que muestra el tiempo que se le dedica a las tareas o proyectos. El diagrama de Gantt puede elaborarse en Excel, aunque hay otras herramientas específicas muy completas. ¿Y qué puede hacer el diagrama de Gantt para la gestión del tiempo en la oficina?

  • Planificar proyectos.
  • Calcular los costes.
  • Prevenir acciones que pudieran entorpecer el trabajo.

Método Quick Wins

El método Quick Wins consiste en realizar todas las acciones y decisiones de forma rápida, siempre que sea posible, pero teniendo la certeza de que son correctas y no hay errores. Lo mejor del Quick Wins es que todo se hace de inmediato y sin margen de errores, esto permite generar consenso entre los miembros del equipo, así como identificar mejoras.

Scrum: mejora la gestión del tiempo en tu equipo

El Scrum sigue una serie de prácticas y roles que ayudan a definir el proceso de desarrollo de diferentes tareas que forman parte de un proyecto. Al Scrum pertenecen el Scrum Master, que es quien trabaja de forma similar al director de un proyecto. Por otra parte, encontramos al Product Owner, que es quien representa a los stakeholders o los interesados en el proyecto y al Team, donde se encuentran los desarrolladores.

¿Cómo adoptar el método Scrum? Puedes hacerlo a través de diferentes herramientas como los software de medición. Este software puede ofrecer una conciencia del tiempo invertido y proporcionar informes, incluyendo los de costes y beneficios. También pueden utilizarse softwares de productividad como ofimática.

La clave del Scrum es que permite compactar el tiempo basándose en los sprints y centrándose en la gestión a través de un software que permita aplicarse a proyectos que siguen etapas o ciclos.

Técnica Pomodoro

El método Pomodoro busca gestionar el tiempo apoyándose en un reloj. Este reloj permite dividir el tiempo que se dedica a una tarea, en intervalos de 25 minutos; a estos intervalos se les conoce como «pomodoros» y se separan unos de otros a través de pausas. ¿Por qué estas pausas?

Según los expertos, tomarse pausas entre tareas permite no solo gestionar mejor el tiempo, sino optimizar las habilidades mentales de los miembros de un equipo, esto los hace más eficientes. Algunas de las ventajas del método Pomodoro son:

  • Calcular el tiempo de los proyectos y actividades, así como los asuntos personales.
  • Concentración. Los pomodoros o división de las tareas y pausas permiten aumentar la concentración.
  • Compactación del tiempo. Precisamente organizar el tiempo en pomodoros contribuye a que haya menos interrupciones.

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