Cómo llevar a cabo la externalización de servicios en una empresa como la tuya

Una de las opciones más utilizadas hoy en día por las pequeñas y medianas empresas es la externalización de servicios. También se le conoce como outsourcing y es una medida eficaz para aumentar las operaciones y productividad de un negocio. ¿Cómo llevar a cabo el outsourcing y cuáles son las herramientas para hacerlo?

¿Qué es la externalización de servicios?

La externalización de servicios es una herramienta muy eficaz que utilizan las empresas al momento de ocupar algunos puestos administrativos, operativos y laborales que forman parte de los procesos auxiliares del negocio. Esta es una manera de optimizar los procesos productivos, haciéndolo todo mucho más efectivo y sin que los empleados formen parte de la plantilla.

Es muy importante que las empresas conozcan cuáles son sus necesidades antes de solicitar la externalización de servicios. También es esencial que sepan qué servicios pueden ser susceptibles de outsourcing y cómo hacerlo de forma correcta, especialmente cuando se trata de las relaciones entre la parte contratante y las personas contratadas.

El Call Center es ejemplo de la externalización de servicios

Características y beneficios del outsourcing

Al momento de solicitar la externalización de servicios es importante tener en cuenta que estos no forman parte del proceso productivo de una organización. Por ejemplo, uno de los servicios de outsourcing más demandados hoy en día es el de Call Center. Se trata de contratar a una compañía externa que se encargue de realizar la gestión de las llamadas, ya sea de forma permanente o solo para fines de semana y festivos. También es muy popular el servicio prestado por las asistentas y/o secretarias en remoto.

Otros servicios de outsourcing muy demandados son los de diseño y desarrollo de software, así como el mantenimiento de los sistemas computacionales. También se incluyen las asesorías contables, fiscales y las gestorías.

El outsourcing ofrece importantes beneficios adicionales a las empresas. Dentro de las ventajas del outsourcing encontramos la reducción de costes, así como la absorción de tecnología y conocimientos. La externalización de servicios también ofrece la oportunidad de explotar al máximo el potencial de los empleados de una empresa.

Aunque el outsourcing se utiliza en las pequeñas y medianas empresas, también las grandes compañías las implementan. No hacen distinciones entre los diferentes sectores ni objetivos comerciales. Pero la principal característica del outsourcing es que su objetivo es cubrir las necesidades de las empresas, sin tener que contratar nuevos empleados y que podría hacer más compleja la gestión laboral.

¿Qué servicios externalizar?

Cuando se trata del outsourcing, algunos de los puestos que puedes cubrir en tu empresa son:

  • Equipo de marketing y de recursos humanos.
  • Ejecutivos comerciales.
  • Analistas de mercado.
  • Servicios de contabilidad, asesorías fiscales y gestorías.
  • Para cubrir vacaciones de algunos empleados o para bajas temporales.
  • Cuando se trata de trabajos muy específicos como desarrolladores, diseñadores, redactores, ilustradores, etcétera; y cuyos trabajos se desarrollen en un plazo promedio de seis meses.

¿Cómo externalizar servicios de tu empresa?

Ahora que ya sabes qué es la externalización de servicios y algunos ejemplos de estos, es importante que aprendas cómo hacer el outsourcing de forma correcta. Lo primero es localizar el área que se quiere externalizar, es decir, hacer un estudio de las diferentes áreas de la empresa y las actividades y puestos que se necesitan cubrir.

Después de este paso, debe hacerse un análisis en el que se compare cuánto costaría contratar empleados para cubrir las vacantes o hacer ciertos proyectos; y cuánto costaría esto mismo con una empresa proveedora de servicios. Con este análisis en mano, podrás trazar la rentabilidad anual y saber qué te compensa más.

Cuando se encuentra el equilibrio entre el proyecto a hacer, el cliente y el proveedor, es momento de hacer una estrategia específica. La estrategia es la manera de conseguir que la parte contratante y la subcontratada puedan estar en consonancia y garantizar resultados que sean acordes al proyecto a desarrollar. Con esta estrategia en mano, es momento de buscar a una empresa proveedora de servicios.

Ten en cuenta que el outsourcing puede ser diferente y en función de la localización (el outsourcing puede hacerse dentro o fuera de la empresa que contrata); así como el tipo de trabajo (si se trata de un proyecto o un proceso).

Consejos para la externalización de servicios en tu empresa

Si quieres llevar a cabo la externalización de servicios de tu empresa, sigue estos consejos:

  • Define las metas. Las metas a conseguir deben ser claras, de lo contrario, la empresa de outsourcing no podrá prestar sus servicios de forma correcta.
  • Establecer protocolos de control. Para que la externalización de servicios sea eficiente, es necesario que se establezca un mecanismo de control. La actividad debe ser supervisada por la parte contratante.
  • Proceso de formación. En algunos casos, cuando la actividad es muy específica, es probable que sea necesaria una formación previa. Esta formación debe proporcionarla la empresa contratante, pero es importante también verificar que los empleados externos cuenten con la experiencia suficiente, de ser necesario.

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